Capturar el problema completo
Una PQR útil reúne fecha, canal, lugar, descripción y evidencia disponible. No hace falta pedir a un residente que conozca el área responsable: la administración clasifica la solicitud. Si hay peligro inmediato, se activa primero el protocolo de seguridad y luego se registra el seguimiento.
Asignar y mantener informado
Cada solicitud necesita un responsable, un siguiente paso y una fecha de revisión. Una respuesta de recibido no equivale a solución: distingue entre “recibida”, “en análisis”, “en ejecución” y “cerrada”. Informa cuando falten datos o cambie el plazo previsto.
Cerrar con evidencia
El cierre resume qué se hizo y cómo se verificó; puede incluir visita, fotografía, acta o explicación de por qué no procede. Si el problema persiste, reabre o vincula la incidencia anterior, en lugar de borrar el historial.
Qué medir
Mide tiempo hasta primera respuesta, casos vencidos, recurrencia por ubicación y proporción de cierres con evidencia. Revisa semanalmente los motivos que más se repiten.
Las recomendaciones deben ajustarse al reglamento, contratos y políticas vigentes de cada copropiedad.